2. Organizacja programu

    Rozdzia│ ôOrganizacja programuö pozwala zapoznaµ siΩ z zasadami i regu│ami rz╣dz╣cymi programem EuroApteka. Zawiera opis organizacji danych i funkcji u┐ywanych przez program. Wprowadzone w nim pojΩcia bΩd╣ siΩ pojawia│y w dalszej czΩ£ci tego podrΩcznika, a u┐ytkownicy programu bΩd╣ siΩ z nimi spotykaµ podczas codziennej pracy. Uwa┐ne zapoznanie siΩ z tre£ci╣ tego rozdzia│u stanowi istotne u│atwienie w zrozumieniu obs│ugi programu.

    1. Struktura modu│owa


      2. Program podzielony zosta│ na modu│y. Modu│y stanowi╣ grupy dokument≤w i kartotek zwi╣zane z wybranymi obszarami dzia│alno£ci apteki. StrukturΩ modu│ow╣ programu najlepiej ilustruje struktura menu okna g│≤wnego. Pozycje menu okre£laj╣ nazwy poszczeg≤lnych modu│≤w. Ka┐da pozycja menu zawiera rejestry dokument≤w i kartoteki odpowiednie dla danego modu│u programu, oddzielone od siebie poziom╣ kresk╣. Podobn╣ strukturΩ prezentuje drzewo dokument≤w i kartotek umieszczone w dolnej czΩ£ci g│≤wnego okna programu.

      Rysunek .1 Modu│y programu EuroApteka.

    2. Kartoteki


      3. Programy wspomagaj╣ce prowadzenie firmy zwykle korzystaj╣ z zasob≤w bazy danych. Aby uczyniµ program prostym w obs│udze, nale┐y w pewien spos≤b uporz╣dkowaµ informacje (niekoniecznie tak, jak zosta│y zorganizowane w bazie danych), aby w przystΩpny spos≤b udostΩpniµ je dla u┐ytkownika.

      Jednym ze sposob≤w organizacji danych w programie jest kartoteka. Stanowi ona zestawienie, tematyczny spis pewnych zasob≤w wraz ze szczeg≤│owym opisem ka┐dej pozycji. 

      W programie wyr≤┐niamy kartoteki, kt≤rym podstawowym zastosowaniem jest pomoc przy redagowaniu dokument≤w (np. kartoteka kontrahent≤w, kartoteki artyku│≤w) oraz kartoteki, kt≤re zmieniaj╣ sw≤j stan pod wp│ywem przetwarzania dokument≤w (np. stany magazynowe).

      Przetwarzanie dokument≤w modyfikuje zawarto£µ odpowiednich kartotek. Na przyk│ad, wystawienie faktury sprzeda┐y lub zakupu zmienia kartotekΩ stan≤w magazynowych, dodaj╣c nowe produkty lub zmniejszaj╣c liczbΩ ju┐ istniej╣cych. W ten spos≤b, za pomoc╣ dokument≤w zmian i odpowiednich kartotek, w programie wykonuje siΩ wszystkie operacje gospodarcze istotne dla funkcjonowania typowej apteki.

      1. Operacje w kartotekach
W kartotece dostΩpny jest zestaw standardowych operacji:

menu Plik:
    • dodanie nowego elementu do kartoteki û operacja Nowy (Insert lub Ctrl+N);
    • modyfikacja wybranego elementu kartoteki û operacja Otw≤rz (Ctrl+O);
    • drukowanie bie┐╣cego elementu û operacja Drukuj bie┐╣cy;
    • drukowanie bie┐╣cego widoku kartoteki û operacja Drukuj widok;
menu Edycja:
    • usuniΩcie wybranego elementu z kartoteki û operacja Usu± (Delete lub Ctrl+U);
    • kopiowanie wybranego elementu û operacja Kopiuj (Ctrl+K);
menu Widok:
    • filtrowanie danych û operacja Filtruj (F3 lub Ctrl+F);
    • szukanie danych û operacja Szukaj (Ctrl+S);
    • porz╣dkowanie danych û operacja Wed│ug (Ctrl+W);
    • informacja o liczbie element≤w w widoku û Informacje (Ctrl+I)
menu Akcje:
    • podgl╣d szczeg≤│owego opisu wybranego elementu û operacja 

      • Poka┐ (Ctrl+P).
Powy┐sze operacje mo┐na wykonywaµ wybieraj╣c odpowiedni╣ pozycjΩ z menu g│≤wnego okna danej kartoteki, z paska narzΩdzi, z menu podrΩcznego listy element≤w kartoteki lub u┐ywaj╣c klawiszy skr≤t≤w, o ile takie zosta│y zdefiniowane. 

Rysunek .1 Kartoteka kontrahent≤w.
    1. S│owniki


      2. Szczeg≤lnym typem kartoteki jest s│ownik. Charakterystyczn╣ cech╣ s│ownika, i tym co go r≤┐ni od kartoteki, jest fakt przechowywania w nim znacznie mniejszych ilo£ci danych i bardzo rzadkich zmian jego zawarto£ci. 

      S│owniki wykorzystywane s╣ jako pomoc przy redagowaniu dokument≤w i element≤w kartotek. W formularzu ich zawarto£µ udostΩpniana jest w postaci listy rozwijanej. Wystawiaj╣c, na przyk│ad, fakturΩ, wystarczy wybraµ z listy jedn╣ z aktualnych stawek VAT. Warto£ci stawek zmieniaj╣ siΩ bardzo rzadko i jest ich zwykle tylko kilka, dlatego bardzo dobrze nadaj╣ siΩ do umieszczenia w s│owniku. 

      W s│owniku mo┐na wykonywaµ dok│adnie takie same operacje jak w kartotece. 

      Rysunek .1 S│ownik stawek VAT.

    2. Dokumenty


      3. Dzia│anie programu wspomagaj╣cego pracΩ jakiejkolwiek firmy polega g│≤wnie na przetwarzaniu dokument≤w. Dokumenty opisuj╣ operacje gospodarcze dokonywane przez u┐ytkownik≤w, dotycz╣ce poszczeg≤lnych rodzaj≤w dzia│alno£ci: zakup≤w, wytwarzania, magazynowania, sprzeda┐y, p│atno£ci, i maj╣ bezpo£redni wp│yw na zawarto£µ odpowiednich kartotek. Na podstawie dokument≤w przechowywanych przez program oraz zawarto£ci kartotek mo┐emy obserwowaµ funkcjonowanie firmy.

      Program EuroApteka umo┐liwia obs│ugΩ dokument≤w takich jak: faktury VAT, paragony, recepty, zam≤wienia, dokumenty p│atno£ci, dokumenty magazynowe. Mo┐liwe jest tworzenie i obs│uga innych rodzaj≤w dokument≤w. 

      1. Rejestry dokument≤w
Ka┐da operacja gospodarcza powinna byµ opisana odpowiednim dokumentem. W programie wszystkie dokumenty przechowywane s╣ w rejestrach. Wyr≤┐niamy nastΩpuj╣ce rejestry dokument≤w:
    • dokumenty zakupu;
    • zam≤wienia zakupu;
    • dokumenty sprzeda┐y;
    • zam≤wienia sprzeda┐y;
    • rachunki refundacyjne;
    • recepty;
    • zlecenia na wykonanie leku recepturowego;
    • dokumenty magazynowe;
    • dokumenty p│atno£ci.
Ka┐dy dokument posiada okre£lony typ, kt≤ry jest zdefiniowany w kartotece Typy dokument≤w, w menu Administrator, poprzez m.in. nazwΩ, rejestr w kt≤rym dokument jest przechowywany, spos≤b numeracji, pe│n╣ nazwΩ dokumentu. Definicja okre£la r≤wnie┐ czy i w jaki spos≤b zatwierdzenie dokumentu wp│ywa na stany poszczeg≤lnych kartotek (np. faktura zakupu zwiΩksza ilo£µ element≤w w kartotece stan≤w magazynowych) oraz drukarkΩ fiskaln╣. Mo┐liwa jest zmiana definicji oraz wprowadzanie nowych typ≤w dokument≤w.

Rysunek .1 Rozmieszczenie rejestr≤w dokument≤w.
      1. Operacje w rejestrach


        2. Rejestry dokument≤w umo┐liwiaj╣ wykonywanie operacji dostΩpnych w kartotekach, czyli na tworzenie nowych element≤w (tzn. dokument≤w), modyfikowanie, usuwanie, kopiowanie, filtrowanie, wyszukiwanie, sortowanie, przegl╣danie i wydruki. 

        Cech╣ charakterystyczn╣ dokumentu jest jego stan. Dokument mo┐e byµ zatwierdzony b╣dƒ nie. Zatwierdzenie dokumentu powoduje jego zaksiΩgowanie, czyli modyfikacjΩ stan≤w odpowiedniej kartoteki oraz ewentualne operacje fiskalne. Po zaksiΩgowaniu nastΩpuje zablokowanie mo┐liwo£ci edycji oraz usuwania dokumentu. Dok│adne dzia│anie operacji Zatwierdƒ (Ctrl+Z) zale┐y od definicji typu dokumentu.

        Dla poszczeg≤lnych rejestr≤w dokument≤w dostΩpnych jest jeszcze kilka innych charakterystycznych operacji. Faktury i zam≤wienia mo┐na, na przyk│ad, odczytywaµ z pliku za pomoc╣ operacji Odczyt. Tre£µ wybranego dokumentu mo┐na r≤wnie┐ zapisaµ do innego dokumentu, np. z zam≤wienia mo┐na utworzyµ fakturΩ zakupu, a z faktury mo┐na utworzyµ dokument p│atno£ci (operacja Kopiuj do). Operacje kopiowania do innego dokumentu zapisywane s╣ w kartotece Zwi╣zki dokument≤w w menu Administrator.

        Rysunek .1 Przyk│adowy rejestr dokument≤w (faktury zakupu).

      2. Struktura dokumentu
Ka┐dy dokument sk│ada siΩ z trzech zasadniczych czΩ£ci: nag│≤wka, listy pozycji i stopki. Pierwsza czΩ£µ, czyli nag│≤wek, jest czΩ£ci╣ informacyjn╣ dokumentu. Okre£lamy w niej m.in. wystawcΩ i strony uczestnicz╣ce w operacji gospodarczej. 

Kolejna czΩ£µ, lista pozycji dokumentu, gromadzi dane dotycz╣ce przedmiotu operacji gospodarczej, jego warto£µ oraz dane ilo£ciowe. Na li£cie pozycji dokumentu mo┐na dokonywaµ takich samych operacji jak w kartotece. W odr≤┐nieniu od element≤w kartotek, s╣ one dostΩpne tylko z menu podrΩcznego, pojawiaj╣cego siΩ po klikniΩciu prawym przyciskiem myszy w obszarze pola listy, lub poprzez typowe dla nich klawisze skr≤t≤w.

CzΩ£µ trzecia, czyli podsumowanie, jest czΩ£ci╣ podsumowuj╣c╣ ca│y dokument. Zawiera ko±cowe dane dotycz╣ce, np. sumy jak╣ trzeba zap│aciµ, rodzaju p│atno£ci, itp.


Rysunek .1 Struktura dokumentu.